Fragst du dich auch manchmal, was eigentlich falsch läuft? Du arbeitest auf ein Ziel hin, aber es geht kaum voran? Tja: Vielleicht bist du in eine ganz typische Falle gelaufen: Du arbeitest nicht zu wenig – du arbeitest ganz einfach falsch. Oft hängt es an zwei kleinen Worten: Arbeitest du wirklich effizient oder vielleicht nur effektiv? Oft perfektionieren wir, anstatt nach dem richtigen Weg zu suchen.
Der Management-Pabst Peter Drucker sagt, dass es eine grundsätzliche Konfusion zwischen Effektivität und Effizienz gäbe.
Und leider gibt es diese Unklarheiten noch heute. Was unterscheidet die beiden Begriffe Effizienz und Effektivität eigentlich? Und warum ist das so wichtig, um nicht ständig auf der Stelle zu treten? Weil Interessant ist: im Alltag werden die beiden Worte oft durcheinander geworfen. Und sogar der Duden verwendet „effizient“ und „effektiv“ synonym. Es gibt aber eine kleine aber feine Bedeutungsnuance – mit grosser Wirkung!
Lass mich dir dazu eine Geschichte erzählen:
Es gibt eine Terminänderung, und deine Assitenz soll alle Beteiligten informieren. 2H später fragst du nach, wie es gerade läuft – und erntest nur ein Kopfschütteln: „Das Ganze sei ja ein riesiger Aufwand … Ich habe den ganzen Vormittag nur telefoniert, bis ich alle erreicht habe. Und ich bin zu nichts anderem mehr gekommen.“ Was denkst du? Wie klingt das für dich mit der Brille Ausnutzung von Arbeitszeit? Kurz: Wäre eine E-Mail nicht einfacher gewesen, womöglich mit einem persönlichen Anruf bei 3,4 ausgewählten VIP Kunden? Ich denke; Das hätte jede Menge Zeit gespart!
Und genau hier kommen wir zur Unterscheidung der Begriffe: Das Rumtelefonieren führte zum angestrebten Ziel: Die Assistenz hat alle informiert. Sie hat also effektiv gehandelt, den gewünschten Effekt erreicht – wunderbar. Verglichen mit dem Versenden einer E-Mail war das jedoch – und hier gibst du mir sicherlich Recht – Zeitverschwendung – weil; die Sache war nicht effizient.
Effektivität bedeutet; Die richtigen Dinge tun!
Effektivität bezeichnet Wirksamkeit. Es geht es darum, die Dinge zu tun, die dich einem Ziel näher bringen, einen gewünschten Effekt haben. Hier geht es darum, das ein Ziel erreicht wird – egal wie.
„Effektives Arbeiten“ bedeutet also, nur die Maßnahmen zu ergreifen, die dich wirklich weiter bringen. Und nochmal: Wenn du z. Bsp. die Reichweite deines Unternehmens in einer spezifischen Zielgruppe steigern willst, und sagen wir hier mal und auch das wieder nur als Bsp. Selbstständige Frauen zwischen 30 & 40 – dann gibt es unterschiedliche Maßnahmen. Das Schalten einer Anzeige in einer Zeitschrift für Bergtouren in Oberösterreich wäre hier vermutlich nicht effektiv. Es gilt also herauszufinden, welche Maßnahmen den gewünschten Effekt haben.
Frag dich; Bringt mich diese oder jene Maßnahme dem Ziel näher?
Tue ich die Dinge, die mich voranbringen?
Haben die Maßnahmen einen Effekt?
Effizienz bedeutet; die Dinge richtig tun!
Effizienz ist schwieriger als Effektivität zu definieren. Letztlich geht es darum, wie gut das Ziel erreicht wird. Du handelst effizient, wenn du das gewünschte Ziel möglichst schnell und mit wenig Aufwand erreichst.
Im Business kann das bedeuten, wie wirtschaftlich, oder wie rational – das Business läuft. Wenn du mit dem Auto unterwegs bist, kann es vielleicht bedeuten wie sparsam, z.B. sind fünf Liter auf hundert Kilometer effizienter als zehn Liter. – Oder m in meinem Bsp. zu bleiben – deine Assistenz verschickt die Terminänderung via Mail statt über Stunden zu telefonieren.
Kurz: Über Effizienz lässt sich streiten. Über Effektivität nicht.
Effektivität bedeutet: das Ziel wurde erreicht, man ist angekommen. Effizienz hinterfragt, wie man ankam, ob man erschöpft ist, wieviel Sprit verbraucht wurde oder ob ein Elektroauto doch besser wäre und ob das Wetter am Urlaubsort gut ist oder man doch besser morgen gefahren wäre. Damit lässt sich wunderbar darüber streiten, was effizient ist: Drei Liter, oder die Batterie?
Also klar, was effizient konkret bedeuet, hängt vom Einzelfall ab, noch ein Bsp:
Eine E-Mail an den Verteiler? ist effizienter als zig Telefonate mit identischem Inhalt. Aber – das geht auch Umgekehrt: Im Einzelfall sind 10 Minuten Telefon mit dem Kunden effizienter als E-Mail-Ping-Pong.
Frag dich; Gehe ich den Weg des geringsten Aufwands, um das Ziel zu erreichen?
Tue ich die Dinge richtig?
In der richtige Reihenfolge?
„Das Richtige tun, statt die Dinge richtig tun„
Ab und zu liest man, dass man „die richtigen Dinge richtig machen soll“. Dies ist typisch deutsch und völliger Blödsinn. Wer so etwas sagt, hat das Zitat nicht verstanden. Wir mögen es, wenn alles seinen geregelten Gang geht. Entscheidend ist, dass man sich ausprobiert. Je schneller du einzeln Versuche durchführen kannst, desto eher wirst du wissen was richtig ist. Bewertest du dann erste Erfolge, wirst du Dinge ändern wollen. Das ist agiles Arbeiten: Weil, in der heutigen Zeit können sich Dinge so schnell ändern, wie nie zuvor. Heute kann falsch sein, was gestern noch richtig war.
Mach dir Freude,
Catrin
